Fokus Grup Çalışmaları

kurumici_arastirmalari

Fokus Grup Çalışması, yapılandırılmış bir kalitatif/nitel veri toplama yöntemidir. Kantitatif araçlarla yapılan değerlendirmelerde ortaya çıkan sonuçların derinlemesine incelenmesi ve raporlanması amacıyla kullanılır. Çalışanların ihtiyaçlarının belirlenmesi ve gelişim planı önerilerinin alınmasını sağlar.
Bu çalışma ile katılımcılarının belirli konulardaki algıları, zihinsel şemaları, duyguları ve motivleri ile ilgili bilgi toplanır. Çalışma ile amaçlanan, yüzeydeki bilgilerin derinine inebilmek, çalışma ortamında yaşanan sıkıntılara cevap bulabilmektir. Özellikle geliştirme çalışmalarına ihtiyaç duyulan konular çerçevesinde, daha detaylı çalışma yapılarak, bilinç ve bilinç dışı düzeydeki verilere ulaşmak çalışma açısından önem taşır.

Kuruma Faydaları:

Tarafsızlığına inanılan ve konusunda uzman bir moderatör eşliğinde gerçekleştirilen fokus grup uygulamaları, grup sinerjisinin de etkisiyle irdelenen konu hakkında daha derin analiz yapabilmeyi ve önemli bulgulara ulaşabilmeyi sağlamaktadır. Bu şekilde kurumun, mevcut ihtiyaçlarını belirlemesi, kurumun çalışan memnuniyeti araştırması gibi başka araçlarla belirlediği ihtiyaçları teyid etmesi veya daha derinlemesine analiz etmesi ile en doğru müdahale yöntemlerine ulaşabilmesi mümkün olacaktır.

Fokus Grup Çalışması Hangi Alanlarda Uygulanır?

Fokus grupların kullanım alanı oldukça geniştir. Bunlardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz;
• Kurum genelinde farklı seviyelerdeki yönetici ve çalışanlarının kuruma
dair düşüncelerinin öğrenilmesi, (kurum yönetimi konusunda çalışanların
görüşlerinin alınması, kurum kültürü, kurum imajı, yönetim tarzı,
çalışan memnuniyeti,…)
• Kurum çalışanlarının beklenti, ihtiyaçlarının/değişim taleplerinin öğrenilmesi,
• Kurum içinde aksayan iş yapış şekillerinin, süreçlerin testip edilmesi,
• Yapılan projeler ve ya kurulan sistemlerin işlevselliği ve iyileştirilmesine yönelik çalışanlardan görüş alınması,
• Mevcut sistemlerin kurum çalışanları tarafından değerlendirilmesi,
• Bir ürün kategorisine ilişkin tüketici algılarının, tercihlerinin ve davranışlarının anlaşılması,
• Yeni ürün fikirleri hakkında izlenimler elde etmek,
• Eski ürünler ile ilgili yeni fikirler üretmek,
• Reklamlar için yaratıcı fikir ve malzemeler geliştirmek,
• Belirli pazar programlarına tüketici tepkilerini öğrenmek,
• Yaratıcı fikirleri keşfetmek,
• Gelişim ve değişim ihtiyaçlarına yönelik somut aksiyonların tanımlanması.

Fokus Grup Çalışmasının Özellikleri Nelerdir?

Fokus grup, eğitimli bir moderatör yönetiminde, yapılandırılmış bir
ortamda, küçük bir grupla yapılan görüşmedir. Moderatör tartışmayı
yönlendirir. Fokus grupların asıl amacı, uygun hedef kitleden oluşan bir
grubun, araştırmacının ilgi duyduğu konu üzerine yaptığı tartışmaları
dinleyerek, konu hakkında derin bir anlayışa sahip olmaktır. Tekniğin
asıl değeri, grubun serbest uçuş tartışmalarından ortaya çıkan
beklenmedik bulgularda yatmaktadır.

Bir fokus grup genellikle 8–12 kişiyi kapsar. Sekiz kişiden az gruplar,
başarılı bir oturum için gerekli olan grup dinamiklerinin ve ivmenin
ortaya çıkması için yeterli değildir. Benzer şekilde, 12 kişinin
üstündeki gruplar ise, uyumlu ve doğal bir tartışma için fazla
kalabalıktır. Bir fokus grup, demografik ve sosyo ekonomik özellikleri
açısından homojen olmalıdır. Ayrıca katılımcılar, belirli koşulları
taşıdıklarından emin olmak için dikkatlice incelenmelidir. Katılımcılar,
tartışılacak konu ya da nesne hakkında uygun deneyimlere sahip
olmalıdır. Çok sayıda fokus grup çalışmasına katılmış kişilerden
kaçınılmalıdır. Bu kişiler, bir anlamda profesyonel katılımcılar haline
gelmişlerdir ve önemli geçerlilik sorunlarına sebep olabilirler.
Fokus grupların fiziksel ortamları da oldukça önemli bir konudur.
Rahatlatıcı ve resmi olmayan ortamlar spontan yorumların çıkmasına
yardımcı olabilecektir. Fokus gruplar genellikle 1,5–2 saat sürmekle
birlikte, bu süre 3 saate kadar çıkabilmektedir. Fokus grup görüşmeleri,
daha sonraki çözümleme ve analizler için isteğe bağlı olarak videoya
kaydedilmektedir. Video çekimleri katılımcıların yüz ve vücut
hareketlerini incelemek açısından oldukça yararlı olmaktadır. Aynı
zamanda, gerektiğinde fokus gruplar katılımcıların göremedikleri ve bir
aynanın arkasına gizlenmiş bir odadan izlenebilmektedir (fokus grup
katılımcılarına, hem kameraya kaydedildikleri hem de bu odadan
izlendikleri konusunda bilgi verilmektedir).

(Malhotra, N.K. (2004). Marketing Research: An Applied Orientation (Fourth Edition). Pearson Education International.)

Fokus grupların başarısında moderatörler önemli bir role sahiptir. Moderatör,
– Objektif ve yargılayıcı olmayan bir taraf olarak orada bulunmalı,
– Problem ve yeni fikirlerin rahatça ifade edileceği bir güven ortamı oluşturmalı,
– Etkin dinleme ve soru sorma becerilerini kullanarak derinlemesine
araştırılabilecek temaları oturum sırasında belirlemeli ve oturumu bu
şekilde yönlendirebilmelidir.

Fokus Grup Çalışmasının Uygulanma Çeşitleri Nelerdir?

Fokus gruplar, standart uygulamaların değişik varyasyonlarını kullanabilirler. Bunlardan bazıları şöyledir;

İki yönlü fokus gruplar: Bu yöntemde bir hedef grup ilişkili bir başka grubu dinler ve bazı şeyler öğrenir. Örneğin,
? Bilgi sistem departmanı üyelerinden bazıları, çalışanların kullanıcı
olarak bilgi sistemleri ile ilgili ihtiyaçlarını ve mevcut sistemlerin
yeterliliğini değerlendirdikleri bir oturumu dinler. Daha sonra tüm
bilgi işlem departmanı çalışanları ile birinci fokus grup verileri
doğrultusunda ayrı bir fokus grup yapılır.
? Performans sisteminin etkinliği çalışanlar tarafından
değerlendirilirken insan kaynakları yönetimi ekibinden seçilen kişiler,
bu tartışmayı ve değerlendirmeyi dinler. Daha sonra tüm insan kaynakları
yönetim ekibi ile, birinci fokus grup verilerini değerlendirmek ve
uygulanabilir gelişim aksiyonlarını belirlemek üzere ayrı bir fokus grup
çalışması yapılır.

İki moderatörlü gruplar: Fokus grup içinde iki moderatör vardır.
Bunlardan biri, oturumun akışından diğeri ise önemli konuların
tartışılmasının sağlanmasından sorumludur.

Düello yapan moderatörler: Burada da iki moderatör vardır ancak bu
moderatörler tartışılan konunun zıt kutuplarında konumlanırlar. Bu
sayede, bir konunun her iki yönü de incelenmiş olur.

Katılımcı-moderatör gruplar: Moderatör, grup dinamiklerini harekete
geçirmek için katılımcılardan birisinin geçici bir süre moderatör gibi
davranmasını ister.
Mini gruplar: Bu gruplar bir moderatör ve 4–5 katılımcıdan oluşurlar. Bu
gruplar, incelenen konunun daha detaylı bir sondalama gerektirdiği ve
bunun 8–12 kişilik gruplarla mümkün olmadığı durumlarda kullanılır.

Tele oturumlu gruplar: Telefon aracılığıyla yapılan oturumlardır.
Online fokus gruplar: Internet ortamında gerçekleştirilen bu fokus gruplar da giderek yaygınlaşmaktadır.

Fokus Grup Çalışmasının Diğer Veri Toplama Yöntemlerine Göre Avantaj ve Dezavantajları Nelerdir?

Fokus gruplar diğer veri toplama yöntemlerine göre pek çok avantaja sahiptir.
Şöyle ki;
• Sinerji: Tek kişilik görüşmelere oranla, bir grup insanın ortaya çıkartacağı bilgi, anlayış ve fikir daha çok olacaktır.
• Kartopu etkisi: Bir kişinin ortaya attığı yorum diğer katılımcıların zincirleme reaksiyonlarını tetikleyecektir.
• Uyarım: Genellikle kısa bir giriş aşamasından sonra, grup heyecanı
arttıkça, katılımcılar kendi fikirlerini belirtme ve hislerini paylaşma
isteği duyacaklardır.
• Güvenlik: Katılımcıların hisleri diğer grup üyeleri ile benzer
olacağından, katılımcılar duygu ve düşüncelerini ifade ederken
kendilerini daha rahat hissedeceklerdir.
• Kendiliğinden olma: Katılımcıların belirli soruları cevaplaması
istenmediğinden, tepkileri spontan olabilmektedir. Bu durum
katılımcıların görüşleri hakkında doğru fikirler sağlayabilmektedir.
• Beklenmedik şeyler bulma şansı: Kişisel görüşmelere oranla fokus
gruplarda beklenmedik fikirlerin ortaya çıkma olasılığı daha fazladır.
• Uzmanlaşma: Çok sayıda katılımcı olması nedeniyle, iyi eğitimli görüşmeciler kullanılır.
• Yapı: Grup görüşmelerinin yapısı esnekliğe olanak sağlar.
• Hız: Birden fazla katılımcıyla aynı anda görüşüldüğünden, veri toplama ve analiz süreçleri daha hızlıdır.
Diğer yandan fokus grupların dezavantajları ise şöyle özetlenebilir;
• Hatalı kullanım: Sonuçların keşifsel bulgular yerine kesin bulgular
olarak değerlendirmek, fokus gruplarının hatalı kullanımına neden
olabilmektedir.
• Yanlış fikir edinmek: Fokus grup sonuçları, diğer veri toplama
yöntemlerinden elde edilen sonuçlara nazaran daha fazla yanlış
anlaşılabilmektedir.
• Yönetim: Fokus grupları yönetmek oldukça zordur. Çalışmanın kalitesi büyük oranda moderatöre bağlıdır.
• Dağınıklık: Yanıtların yapısal olmaması kodlama, analiz ve yorum
süreçlerini zorlaştırmaktadır. Bu da fokus grup verilerinin dağınık
olmasına sebep olmaktadır. Örneğin, 90 dakikalık bir görüşme, 30
sayfalık bir görüşme raporuna dönüşebilmekte ve bu rapor içinden önemli
sonuçları çıkarmak zor ve zaman alıcı bir iş olmaktadır.
• Temsil sorunu: Fokus grup çalışmaları toplumun genelini temsil etmez.
Bu nedenle, fokus grup sonuçları karar alırken tek başına
kullanılmamalıdır.
(Malhotra, N.K. (2004). Marketing Research: An Applied Orientation (Fourth Edition). Pearson Education International.)
Fokus gruba getirilen en önemli eleştirilerin başında bulguların
güvenilirliğinin ve geçerliliğinin çok düşük olduğu yönündedir. Bunu
önlemenin yolu da çeşitleme (triangulation) yöntemidir. Yani fokus
gruplar ile elde ettiğiniz sonuçları başka nitel yöntemlerle de
desteklemek, doğrulamaktır. Bu noktada, bu doğrulama nicel yöntemlerle
de yapılabilir. Yani fokus gruplardan çıkan sonuçlarla hazırlanacak bir
anketin daha geniş bir örnekleme uygulanması gibi.

Fokus Grup Çalışması Hangi Aşamalardan Oluşur? Sonuçları Nasıl Raporlanır?

I. Aşama: Kurum bünyesindeki çalışanlar ile gerçekleştirilecek
Fokus Grup uygulamalarında ele alınacak konular belirlenir, uygulama ve
raporlama şablonları hazırlanır ve kurumun İnsan Kaynakları Yönetimi ile
paylaşılır.
II. Aşama: Kurum bünyesindeki çalışanlardan seçilerek
oluşturulacak, 8-10’ar kişilik gruplarla Fokus Grup uygulamaları
gerçekleştirilir. Gruplar, çalışanların genelini ve derinlemesine
incelenmesi istenilen alanları temsil edecek kişilerden oluşacak şekilde
kurum İnsan Kaynakları yönetimi ile beraber belirlenmektedir.
III. Aşama: Fokus Grup uygulamalarının detaylı analizi yapılır ve
raporları hazırlanır. Raporlarda, yapılan fokus gruplarda işlenen
konuların başlıkları, detaylı bir özeti ve aksiyon planı önerileri yer
almaktadır. Raporlamanın hiçbir aşamasında kurum çalışanlarının isimleri
kullanılmamakta ve hiçbir koşulda bu isimler kurum yönetimi ile
paylaşılmamaktadır.
IV. Aşama: Çalışma grupları birbirine ters gruplar şeklinde
belirlenerek oluşturulmaktadır. Fokus Grup çalışmaları sonucu çıkan
aksiyon planlarının çalışma grupları tarafından gerçekleştirilebilmesi
için gerekli olan yönlendirmelerin ve koçluğun yapılması sağlanmaktadır.

V. Aşama: Değişim sürecinin izlenmesi için kurumun ihtiyaç
duyacağı yönlendirme ve çalışmaların yapılması için süpervizyon ya da
bireysel danışmanlık alınması öngörülmektedir. Ancak, süpervizyon
çalışmaları ve bireysel danışmanlık kurumun ya da çalışanların talebi
doğrultusunda yapılandırılmakta ve devamlılığı sağlanmaktadır.
VI. Aşama: Uygulandıysa kantitatif analizler (anket analizleri)
ve uygulanmış olan kalitatif analizler (fokus grup analizleri) sonucunda
gelişim alanları belirlenebilir.

Kurum için belirlenen örnek gelişim alanları şunlar olabilir;
? Acilen müdahale edilmesi gereken (önemli ve memnuniyet düzeyi düşük) alanlar,
? Mevcut düzeyinde korunması gereken alanlar,
? Herhangi bir şey yapılması gerekmeyen alanlar,
? Daha fazla ilerlemenin bir katkı sağlamayacağı alanlar.

DBE’de Fokus grup uygulamalarıyla ayrıca oluşturulan planlar kapsamında
gelişim programları hazırlayabilmektedir. Araştırma sonucunda kurum
tarafından gelecek talepler doğrultusunda müdahale programlarının
oluşturulması ayrıca projelendirilmektedir.

Standart bir Fokus Grup çalışmasında moderatör olarak DBE danışmanları
ve terapistleri görev almaktadır. Her bir fokus grupta DBE’den bir
danışman moderatör olarak grup çalışmasını yönlendirmekte, bir danışman
moderatöre yardımcı olmakta, bir kayıt cihazı ile kayıt yapılmakta veya
iki danışman not tutmaktadır. Kurumun yetkilileri, Fokus Grup
çalışmalarına katılmamaktadır. Fokus Gruplarının her biri ortalama 2
saatlik bir sürede tamamlanmaktadır. Raporlama süresi ise her grup için 1
haftadır. Çalışma ile ilgili bu konular, kurum taleplerine ve
çalışmanın içeriğine göre değişkenlik gösterebilmektedir.

Örneğin; kurum çalışanlarına uygulanan bir Çalışan Memnuniyeti ve
Bağlılığı Anketinin öncesi ve sonrasında da fokus grup çalışması
yapılabilir. Çalışan Memnuniyet Anketi oluşturulmadan önce anket
kapsamının belirlenebilmesi amacıyla uygulanabileceği gibi. Çalışan
Memnuniyeti Anket analizleri ile ortaya çıkan sonuçların bir kez de
kalitatif yöntemlerle değerlendirilmesi ve gelişim alanlarının daha net
belirlenmesi amacıyla da Fokus Grup çalışması uygulanabilir. Çalışan
Memnuniyeti ve Bağlılığı Anketinde yer alan boyutlarla ilgili daha
detaylı görüşlerinin alınması, anket sonuçlarında ortaya çıkan görüş ve
düşüncelerin derinlemesine analiz edilmesi, kurumda gelişmesi gereken
yönlere dair daha sonra bir eylem planına dönüşecek somut önerilerinin
ve spesifik aksiyon planı önerilerin alınmasını sağlar.

Aralarında performansı yüksek çalışanların da yer aldığı çalışanlar ile
gerçekleştirilecek bir Fokus Grup Çalışması’nda “İdeal” ve“Mevcut”
ayrımıyla elde edilmesi beklenen örnek veriler şunlardır:
i. Yönetici profili,
ii. Çalışma koşulları,
iii. Performansı yüksek çalışan profili (Starlar),
iv. Marka imajı,
v. Performansı artırmanın yolları,
vi. Müşteri ilişkilerini geliştirmek için neler yapılabileceğine dair bilgiler.
Araştırmalar yalnızca birer araçtır ve ancak doğru zamanda ve durumda,
doğru araştırma tekniğini (ve elbette ki doğru bir şekilde) kullanılırsa
ve olası tehlikelerin de farkında olunursa işi yaramaktadır. İyi bir
araştırmadan mucizeler yaratması beklenmemelidir, gerçeği anlayabilmeye
olanak sağlaması beklenmelidir.

Etiketler 16PF Liderlik ve Yönetim Tarzı Raporu Anket analizleri Çalışan Memnuniyeti Çalışma koşulları değişim ihtiyaçları Etiketler Fokus Grup analizleri Fokus Grup Çalışmaları Gelişim ihtiyaçları Kurum İmajı kurum kültürü kurum yönetimi Marka imajı Müşteri ilişkilerini geliştirme Performansı artırmanın yolları veri toplama yöntemleri Yeni ürün fikirleri Yönetici profili