360° Geribildirim Uygulamaları

Geribildirim sürekli öğrenme ve değişim için önemli bir yöntemdir. 360° Geribildirim Sisteminin amacı da, değişimde katalizör konumunu üstlenen üst düzey yöneticilerin ve tüm çalışanların birbirinden farklı kaynaklardan temel, yönetsel ve teknik yetkinlikler bazında geribildirim alabilmelerini sağlamak ve bu doğrultuda gelişmesi gereken yönleri ile ilgili farkındalık kazanarak gelişimlerini planlayabilmektir. Gerçek ve ölçülebilir davranış değişimleri de bu şekilde sağlanabilmektedir.

Davranış Bilimleri Enstitüsü tarafından online veya kağıt-kalem sistemi ile uygulanan 360° Geribildirim Sisteminin en önemli özellikleri şunlardır; 
  o Tarafsız 
    • Tüm sürecin gizlilik prensipleri kapsamında yürütülmesi (Sonuçlar-Cevaplar) 
    • Değerlendirici görüşlerinin toplu olarak değerlendirilmesi, bireysel görüşlerin
       tek başına yer almaması 
  o Kapsamlı 
    • Aynı davranışın birden fazla kaynaktan görüş alınarak değerlendirilmesi 
    • Kişinin kendi algısıyla diğer kaynaklardaki kişilerin algısının karşılaştırılabilmesi 
  o Çok Boyutlu 
    • İstenilen sayıda yetkinlik için firmaya özel yetkinlik modelinin oluşturulabilmesi, 
    • Pozisyona özel yetkinliklerin oluşturulabilmesi 
  o Sistematik 
    • Uygulama süreci önceden planlanmış ve organize edilmiş 
    • Gelişim sürecinin takibini sağlayabilmesi.

360° Geribildirim kurumların insan kaynakları departmanları tarafından, 
  • Organizasyonel yedekleme kapsamında, yönetim kademeleri, grupları
     ya da organizasyon genelindeki potansiyellerin değerlendirilmesi, 
  • Çalışanların gelişim ihtiyaç alanlarının tanımlanması ve kendilerinin gelişim    
     alanlarının farkında olmalarının sağlanması, 
  • Odaklanılması gereken çalışanları belirlemek ve elde tutmak için
     önleyici aksiyonlarının alınması, 
  • Terfi zamanlaması, transferler gibi çalışan hareket ve gelişimleri ile ilgili
     İnsan Kaynakları kararlarını destekleyecek önemli bilgilerin toplanması, 
  • Çalışanların güçlü yetkinliklerinin görülmesi ve güçlü 
     yetkinliklerini kullanmalarıyla ilgili fırsat yaratılması amaçlarıyla tercih edilmektedir.

360° geribildirim sürecini diğer geribildirim araçlarından öne çıkaran faktörlerden biri; bu sistemin yetkinliklere dayanması, aynı davranışın birden fazla kaynaktan görüş alınarak değerlendirilmesi ve bu doğrultuda kişinin işi gereği ilişkide olduğu kaynak görüşlerinin ortak noktasının bulunmaya çalışılmasıdır. Bir anlamda 360° geribildirimi anlamlı yapan da budur. Bu sistemde tek tek görüşler değil, görüşlerin bütünselliği önem kazanır. Bunlara ek olarak, 360° geribildirim kariyer gelişimi süreçlerinin önemli bir aşaması olarak kabul edilmeli ve belli periyotlarla tekrarlanarak gelişim noktalarında gelinen durumlar gözlemlenmelidir.
Davranış Bilimleri Enstitüsünde 360° geribildirim sistemi, kurum yetkinlikleri, kurum kültürü ve değerleri dikkate alınarak kuruma özel olarak geliştirilebilmektedir.

DBE bünyesinde uygulamalar aşağıdaki objektif kriterler ışığında yapılmaktadır. 
  • Bilginin ve kişisel durumların değil, davranışların ve yaklaşımların göz önüne  
     alınarak değerlendirilmesi, 
  • Yeterli ve kaliteli zamanın yaratılması, 
  • Değerlendirmelerin sadece değerlendiren kişinin kendi görüşünü yansıtması, 
  • Her katılımcının aynı koşullarda uygulaması, 
  • Değerlendirici görüşlerinin toplu olarak değerlendirilmesi, bireysel görüşlerin
     tek başına yer almaması, 
  • Kuruma özel her bir yetkinlik ve davranış için değerlendirme yapılması, 
  • Uygulanan ölçeklerin DBE danışmanları tarafından değerlendirilmesi ve kişiye   
     özel detaylı geribildirim raporlarının hazırlanması, 
  • Geribildirim raporları üzerinden birebir kişiler ile paylaşımda bulunulması, 
  • Değerlendirilen kişilerin, toplanan görüşler doğrultusunda gelişim
     planlarının oluşturulması ve bu çalışmanın organizasyonel gelişimi yönlendirmesi.

Çalışanların performansı hakkındaki bilginin, çalışan ile farklı ilişkilere sahip birçok değişik kaynaklardan toplamanın amaçlandığı 360° geribildirim sistemi, şimdiye dek uygulanmış değerlendirme sistemlerinden farklı bir tablo çizmektedir. Herhangi bir seviyedeki çalışana yönelik performansı belirlerken, merkezinde çalışanın kendisinin olduğu bir 360° ilişkiler grubunun görüşü alınarak performans havuzunun oluşturulduğu 360° geribildirim sistemi, ortam ve çalışanlar gerekli eğitimlerden geçirildiği ve optimum şartlar sağlandığı takdirde;
  • Çalışanların performansının iyileştirilmesine yönelik çok yönlü bir geribildirim   
     sağlamak,
  • Çalışanlar ile müşteriler arasındaki iletişim seviyesi hakkında bilgi vermek,
  • Şirket içinde kişisel ilişkilerin gelişmesi doğrultusunda zemin hazırlamak,
  • Zaman içindeki kişisel gelişimi izleyebilmek,
  • Güçlü ve gelişime açık alanlarını belirleyebilmek,
  • Çok sayıda değerlendiricinin katılımını sağlayıp subjektif değerlendirmeleri en aza  
     indirmek,
  • Kişinin gelişim ihtiyaçlarıyla ilgili objektif ve ikna edici geribildirim almasını  
     sağlamak,
  • Çalışanların kendi algısıyla diğer kaynaklardaki kişilerin algısını karşılaştırabilmek,
  • Çalışanların başarıları için hangi yetkinlik ve davranışlara odaklanmaları gerektiği
     konusunda yardımcı olmak,
  • Amirlerin çalışanların kabiliyetleri ve yeterlilikleri hakkında daha geniş bilgi sahibi
     olmalarını sağlamak
gibi avantajları beraberinde getirir.

360° geribildirim sistemi, değerlendirmelerle çalışanların birbirlerine geribildirim sağlaması, çalışanlar arasındaki iletişimi geliştirirken, aynı zamanda gelişim odaklı bir kültürün oluşmasına da yardımcı olmaktadır. Aynı zamanda, 360° geribildirim yaklaşımı 8 temel yetkinlik alanında personelin çok yönlü olarak izlenmesini kolaylaştırır: 

  • İletişim,
  • Liderlik,
  • Değişime uyabilirlik,
  • İnsanlarla ilişkiler,
  • Görevin yönetimi,
  • Üretim ve iş sonuçları,
  • Başkalarının yetiştirilmesi,
  • Personelin geliştirilmesi.

Yukarıdaki temel 8 kriter baz alınarak hazırlanan değerlendirme anketi veri toplamada en önemli araç olmaktadır. DBE tarafından uygulanan 360° sisteminde 8 temel yetkinlik dışında kuruma özel yetkinlikler dikkate alınarak kuruma özel değerlendirme ölçekleri hazırlanabilmektedir. Bu anket gelişmiş bilişim sistemlerine sahip organizasyonlarda, güvenlikleri sağlanmış işletme içi lokal ağlarda (intranet ve extranet) yer alabileceği gibi, optik okuyucularla değerlendirilebilecek şekilde de tasarlanabilmektedir. DBE yaklaşımında www.dbe-online.com üzerinden kuruma özel ve esnek 360° Geribildirim uygulamaları online olarak gerçekleştirilebilmektedir.

360° geribildirim sistemine geçmeden önce bakılması gereken iki şey vardır:
  • Şirketinizin karakteristik özellikleri, vizyonu, objektifliğe ve değişime ne kadar açık olduğu,

  • Yeni değerlendirme sistemine geçiş sürecinden önce prosedürün gerektirdiği öğelerin durumu, aktif olup olmadıkları, tanımların yapılması, hedeflerin belirlenmesi ve sınırların çizilmesi.

 

I. Aşama: Proje organizasyonunun yapılmasıyla, kurum yetkinlikleri incelenerek 360° geribildirim ölçeği geliştirilir, formlar hazırlanır, ilgili eğitimler verilir ve kurum içi bilgilendirme yapılır. www.dbe-online.com üzerinden yürütülecek 360° geribildirim sisteminin kurum pozisyonlarına uygulanabilmesi için gerekli olan ön hazırlıkların tamamlanması ve projenin uygulamaya hazır hale getirilmesi amaçlanmaktadır. Bu adımlar DBE - KURUM proje ekibi ya da ekiple beraber değerlendirilen yönetici tarafından belirlenebilir.

 

II. Aşama: Geliştirilen 360° geribildirim ölçeğinin www.dbe-online.com internet sitesi üzerinden değerlendirilen (firmanın belirlediği, sisteme dahil olan yönetici pozisyonları) ve değerlendirici konumunda olan tüm kişilere, online uygulama için şifrelerin gönderilmesi ve uygulamanın gerçekleştirilmesi sağlanır.

 

III. Aşama: Uygulanan ölçekler DBE danışmanları tarafından değerlendirilir, veriler düzenlenerek, değerlendirilir ve kişiye özel detaylı geribildirim raporları üretilir (sistem tarafından otomatik olarak). Üretilen raporların İnsan Kaynakları bölümü, kişilerin kendisi ve talep edilirse yöneticileri ile paylaşılması sağlanır. Kişiye özel DBE 360° Geribildirim Sisteminin raporları 4 bölümden oluşmaktadır. 

 

   - I. Bölüm: Detaylı Analiz Raporu

 

   - II. Bölüm: Yetkinlik Analiz Raporu 

   - III. Bölüm: Yazılı Yorum Raporu

   - IV. Bölüm: Sonuç Raporu

IV. Aşama: Hazırlanan geribildirim raporları katılımcılarla yapılan bireysel görüşmelerle paylaşılır.

Değerlendirme sonuçlarında ihtiyaç duyulursa, ortaya çıkan sonuçların bir kez de kalitatif yöntemlerle değerlendirilmesi ve gelişim alanlarının daha net belirlenmesi amacıyla ve çalışanların da ihtiyaçlarının belirlenmesi, gelişim planı önerilerinin alınması amacıyla Fokus Grup çalışmaları yapılabilir. Opsiyonel ileri aşamalar olarak kişilere koçluk ve süpervizyon verilerek, geribildirim raporları ve görüşmeleri sürecinde paylaşılan güçlü ve gelişmesi gereken yönleri kapsayan kişisel gelişim planlarının detaylı olarak oluşturulması, bu planların hayata geçirilmesinin sağlanması ve alınan aksiyonların ne kadar başarılı olarak gerçekleştiğinin takip edilmesi sağlanır.

Tüm çalışma, gizlilik prensipleri çerçevesinde ele alınmakta ve bireysel raporlar kişilerin kendileri, kurumun önceden tanımladığı yöneticileri ve DBE proje danışmanları dışında hiç kimse ile paylaşılmamaktadır. Kişilerin cevapları online sisteme otomatik olarak kaydedilmekte, kişi adları ve bireysel raporlarla görüntülenememektedir.