Performans Değerlendirme Sistemi Oluşturma

Performans Yönetim Sistemi tasarlanırken sistemin firma performansına ve firma çalışanlarına olan katkısını etkileyecek temel bazı sorular şunlardır: 
  • Niçin? (Amacımız ne?), 
  • Nasıl? (Nasıl ölçeceğiz?, Değerlendirme Metodu, Değerlendiriciler?) 
  • Neyi Ölçeceğiz? (Başarı Kriterleri Nelerdir?) 
  • Hangi Zaman Aralıklarında Ölçeceğiz? (Değerlendirme Periyodu) 
  • Karşılıklar Neler Olacak? (Performans Değerlendirme Sonuçlarının
     Kullanımı, Geribildirim?)

Bu sorulara doğru cevaplar verilmeden sistemin doğru temellere oturtulması mümkün değildir.

Performans Yönetim Sisteminin temel amacı, kurumun beklentileriyle, birey hedeflerinin ve iş sonuçlarının aynı doğrultuda olmasını, böylece başarı yaratılırken herkesin ortak bir yaklaşıma sahip olmasını sağlamaktır. Bu temel amacın yanında performans değerlendirme sistemlerinin firma, çalışanlar ve yöneticiler için yararları aşağıda özetlenmektedir;

Firmaların; 
• Kurumsal hedef ve amaçlarını çalışanlarına duyurmasını ve kurum    amaçları ile çalışan hedefleri arasında bağ oluşturmasını, 
• Çalışanlarının dönemsel yetkinlik gelişimlerini değerlendirmelerini ve çalışanları hakkında Gelişim Planlama, Kariyer, Ücret ve Eğitim sistemlerinde kullanılacak  bilgiler edinmesini, 
•  Üstün performanslı çalışanların belirlenmesini, 
• Çalışanları doğru hedeflere yönlendirerek ve gelişimlerini  sağlayarak organizasyonel verimliliğini arttırmasını sağlar.

Çalışanların; 
• Yöneticilerinin performansları hakkında fikir sahibi olmasını, başarılarının  fark edilmesini, 
• Geribildirimlerle kendilerinden beklenenleri ve bu doğrultuda bireysel performanslarını geliştirmeleri yönünde yapmaları gerekenleri öğrenmelerini sağlar.

Yöneticilerin; 
• Çalışanlarının performansları konusunda bilgi sahibi olmalarını ve    onlar için gelişim planları hazırlanmasını, 
• Koçluk yapılması ve yönlendirilmesi gereken çalışanların belirlemelerini sağlar.

Performans Değerlendirme Süreci; 
  • Başarı faktörlerinin gerçekleşip gerçekleşmediğini, 
  • Hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını, 
  • Başarılı iş sonuçları için gerekli yeterlilikleri ölçmeyi hedefler.

Performans Değerlendirme Sürecinde kullanılan metotlar sırasıyla; 
  • Puanlama: Belirlenen kriterlerin herbirinin puanlandığı ve kişilerin bu puanlar üzerinden değerlendirildiği yöntemdir. Bu metodu kullanabilmek için öncelikle değerlendirme ölçeği oluşturulur ve sonrasında her bir değerlendirme kriterinin ağırlığı belirlenir. 
  • Sıralama: Herbir değerlendirme kriteri bazında kişilerin en iyiden en kötüye sıralanarak değerlendirildiği yöntemdir. 
  • Karşılaştırma: Belirlenen kriterler bazında kişilerin birbirleri ile kıyaslanarak değerlendirildiği yöntemdir. 
  • Zorlanmış Dağılım: Kişilerin önceden belirlenmiş yüzdesel dağılımlara yerleştirilerek değerlendirildiği yöntemdir. Bu metotta değerlendiricilere her bir aralıkta belirli oranda çalışanı bulundurma zorunluluğu konulur. 
  • Kritik Olay Yöntemi: Belirlenen kriterler bazında kişilerden beklenen iş sonuçlarının veya hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediğinin performans göstergeleri ile belirlendiği yöntemdir. 
  • Serbest Formlar Yöntemi: Belirli başlıklar altında yöneticilerin kişileri belirli bir zaman dilimi içinde kısa yazılı ifadeler ile değerlendirmesidir. Bu yöntemin temel özelliği herhangi bir standart form kullanılmayışıdır. Belirli bir ölçek veya faktör yoktur. Kişinin yöneticisi ile görüşülerek kişi hakkında bilgi toplanılır. Bu yöntem belirli bir uzmanlık ister. Yalnız sonuç ile değil, kişinin davranışları ile de ilgilenilir. 
  • Davranış Tanımlarına Göre Değerlendirme Yöntemi: Belirlenmiş kriterler bazında kişilerden beklenilen davranışların tanımlanması ve bunlara göre kişilerin performanslarının değerlendirilip puanlanması yöntemidir. 
  • Hedeflerle Yönetim: Firmanın yıllık hedeflerinin departmanlara ve bireylere indirgendiği ve bireylerin performanslarının bu hedeflere göre ölçümlendiği yöntemdir.

Hedef Belirleme
Performans Yönetim Sistemlerinde hedef belirleme aşaması çok kritiktir. Belirlenen hedeflerin iyi tanımlanmış, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamanla sınırlanmış hedefler olması gerekir.

Performans Yönetim Sisteminin amacı, kurum kültürü ve yapısı göz önüne alınarak değerlendirici seçimi aşağıda yer alan seçeneklerden bir veya bir kaçı olarak belirlenir: 

  • Üstün astı değerlendirmesi 
  • İş Arkadaşlarının Değerlendirmesi 
  • Değerlendirme Komitesinin Değerlendirmesi 
  • Kendi Kendini Değerlendirme 
  • Altın Üstü Değerlendirmesi 
  • Dışsal Değerlendirmeler 
  • 360 Derece Değerlendirme

Değerlendirici Hataları: 
  • Son dönem olaylarının etkisinde kalma 
  • Peşin hükümlü davranma 
  • Elisıkı veya bolcu davranma 
  • Kıdeme göre değerlendirme

Sisteme / Sürece Yönelik Hatalar: 
  • Değerlendirme kriterlerinin olmayışı veya ölçülemeyecek, gerçekçi olmayan,    
     konu ile bağlantısı olmayan kriterler olması 
  • Yetersiz geribildirim veya geribildirimde bulunmama 
  • Değerlendirme sonuçlarının kariyer planlama, ücret ve eğitim
     sistemlerinde kullanılmayışı

Yukarıda bahsedilen hataların yaşanmaması için performans değerlendirme süreci oluşturulurken aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir: 

 • Sistem tasarımında diğer birimlerle ortak hareket edilmesi, 
 • Performans Yönetim Sistemi’nin amacı konusunda tüm çalışanlara 
   gerekli bilgilendirme ve tanıtımının yapılması, 
 • Değerlendiricilere ve değerlendirilenlere eğitimlerin verilmesi, 
 • Tüm bu süreçte İnsan Kaynakları biriminin etkin çalışması ve koordinasyonu  çok  önemlidir.

Performans Yönetim Sürecinin en önemli aşamalarından birisi olan Geribildirim, değerlendiricinin değerlendirilen ile geçmiş dönem performansını değerlendirdiği, güçlü ve gelişime açık yönlerini belirlediği görüşmelerdir. Bu görüşmeler sonucunda değerlendirilen kişi için bir gelişim planı oluşturulur.

Geribildirim sürecinin başarısı değerlendirici ve değerlendirilenin tutumu ile değerlendirme sisteminin sağlıklı işleyişine bağlıdır. İşte bu nedenle geribildirim konusunda değerlendirici ve değerlendirilen eğitimleri çok önemlidir.

Öncelikle oluşturulacak sistemin kapsamı ve hangi pozisyonları içereceği belirlenir. Performans Yönetim Sistemi kurulum çalışmalarında öncelikle firma ve departmanlar için kritik başarı faktörleri belirlenir. Sonrasında yöneticilere sistemi ve süreci anlatan eğitimler verilir. Sonrasında bireysel hedefler belirlenir. Bu adımın sonunda başarı faktörleri, hedefler ve yetkinlik gelişimlerinin değerlendirme sistemindeki ağırlığı belirlenir.

Sürecin ikinci ana adımı Yetkinlik Modelinin Oluşturulması adımıdır. Bu adımda firmanın vizyonu, misyonu, çalıştığı sektörün yapısı ve insan kaynakları politikalarına uygun olarak yetkinlik modeli oluşturulur.

Son adımda taslak olarak oluşan sürecin el kitabı ve formları oluşturulur. Değerlendirici ve değerlendirilenlere eğitimler verilir ve pilot uygulama yapılır. Süreç belirlenen periyotlarda firma içinde tekrar edilir.