İŞ YERİNDE FAYDALI TARTIŞMA ORTAMI OLUŞTURMA YOLLARI

İş yerinde iş birliğini ve verimi artırmanın en önemli yollarından biri, çalışanların arasında açık bir iletişim sağlamaktır. Çalışanlar fikirlerini paylaşma özgürlüğüne sahip olduklarını hissettiklerinde daha rahat ve daha yüksek motivasyonla görevlerini yerine getirirler. Bu yüzden hem yöneticiler hem de çalışanların, iş yerinde kaliteli bir tartışma ortamı yaratabilmeleri önemlidir.

İŞ YERİNDE FAYDALI BİR TARTIŞMA ORTAMI OLUŞTURMAK NEDEN ÖNEMLİDİR?

Çalışanların Fikir Alışverişi Yapabilmelerini Sağlar

Sağlıklı bir iletişim kurulduğunda tartışmalar herkes için faydalı olabilir. Çalışanlar arasında beyin fırtınası yapılmasını sağlayabilir ve iş birliğini kuvvetlendirebilir. Herkes fikirlerini ve görüşlerini saygı çerçevesinde paylaştığında projeleri gerçekleştirmek için daha çok motive olurlar ve birbirlerinden birçok şey öğrenirler.

Çalışanların Aidiyet Hissini Kuvvetlendirir

Çalışanların yaptıkları işlerle ilgili, beyin fırtınaları yapmaları ve tartışmaları onların bağlılığını kuvvetlendirecektir. Çalıştıkları kuruma kendilerini daha çok ait hissedecek ve yaptıkları işi daha çok benimseyeceklerdir. Bunu sağlayabilmek için yöneticilerin çalışanlara eşit koşullarda kendilerini ifade edebilme hakkı tanımaları gerekir. Bu noktada çalışanların yaptıkları işe hizmet etmeyen, gereksiz ve detay konularda boğulmamasını sağlamak yine yöneticilerin sorumluluğundadır.

Farklı Bakış Açılarından Olayları Görebilmeyi Sağlar

İş yerinde bir tartışma ortamında sürekli olarak sadece belli başlı kişiler bulunuyorsa, yenilikçi düşünmeyi ve olaylara farklı noktalardan bakabilmeyi ihmal edebilirler. Diğer çalışanların da fikirlerini almak ve beyin fırtınası ortamı oluşturabilecek tartışma konuları açmak faydalı olacaktır. Ayrıca bu tür tartışma ortamları oluşturmak çalışanların farklı görüşlere saygı göstermelerini ve kültürel farklılıklara daha duyarlı olabilmelerini sağlar.

Kişilerarası İletişimi Kuvvetlendirir

Çalışanlar faydalı tartışma ortamında bulunduğunda, diğerleriyle aralarındaki iletişim ve bağ kuvvetlenir. Daha sağlıklı ve güçlü bağlantılar kurabilmelerini sağlar. Böylece moral ve motivasyonları arttığı gibi çalıştıkları kuruma bağlılıkları da artacaktır.

FAYDALI TARTIŞMA ORTAMI NASIL OLUŞTURULUR?

1. Bir Yöneticiden Çok Bir Mentor Ruhunu Benimseyin

Bir tartışmayı yönetirken yönetici rolünden çok mentor rolünde çalışanlarınıza destek olmalı ve rehberlik yapmalısınız. Tartışmayı bütünüyle yönlendirmek ve yönetmek yerine işinize ve çalışanlarınıza faydalı olabilecek konular üzerinde daha çok sorular sormaya ve yönlendirmeler yapmaya çalışın. Konunun dağıldığını ya da hedeften uzaklaşıldığını gördüğünüzde müdahale edin. Bu durumlar dışında çalışanlarınızın fikirlerini özgürce dile getirebilmelerine müsaade edin.

2. Tartışmaları Yapılandırın

Hakkında tartışılması, beyin fırtınası yapılması gereken konuları açmadan önce tartışmayı yapılandırın. Bunun için tartışmadan önce yönergeler ve kurallar belirleyebilirsiniz. Hakkında konuşulacak konu ile ilgili tartışmadan bir süre önce çalışanlarınızı bilgilendirebilirsiniz. Böylece toplantı vaktine kadar o konu ile ilgili düşünmelerini sağlamış olursunuz. Aşağıdaki gibi tartışma ortamları oluşturarak toplantılarınızın verimini artırabilirsiniz.

Gruplar Oluşturmak: Çalışanlarınızı küçük gruplara ayırarak fikirlerini birbirleriyle paylaşmalarını isteyebilirsiniz. Belirlenen sürenin sonunda tüm gruplar fikirlerini paylaşmak için yeniden bir araya gelebilirler.
Yuvarlak Masa: Çalışanlarınızın her birine tek tek söz hakkı vererek düşüncelerini paylaşmalarını isteyebilirsiniz. Özellikle daha küçük ekipler için bu tartışma ortamları faydalı olabilir.
Serbest Tartışma Ortamı: Herkesin istediği sürede dilediğince konuşmasına izin verebilirsiniz. Bu tür tartışma ortamları ilk kez beyin fırtınası yapılacak toplantılar için ideal olabilir.

3. Isınma Turu ile Başlayın

Bazı çalışanlar fikirlerini başkalarıyla paylaşmakta diğerlerinden daha çekingen olabilirler. Ekip üyelerinin birbirini daha iyi tanıması ve paylaşılan fikirleri daha doğru değerlendirebilmeleri için toplantıdan önce onları rahatlatmalısınız. Toplantıdan önce eğlenceli veya günlük hayattan konular açabilirsiniz. Böylece herkesin gevşemesi ve toplantıya hazırlanabilmelerini sağlamış olursunuz.

Hafta sonunuz nasıl geçti?
Hayalinizdeki tatil yeri neresi? En son nereye gittiniz?
Sevdiğiniz bir hobiyi bizimle paylaşabilir misiniz?
Vizyonda neler var? Önerebileceğinizgüzel bir film var mı?

Gibi sorularla çalışanlarınızın gerginliği ve stresi üzerlerinden atmalarına yardımcı olabilirsiniz.

4. Toplantıda Konuşulacak Başlıkları Belirleyin

Tartışmayı yöneten kişi olarak, toplantıdan önce konuşulacak konuları belirlemeniz gerekir. Böylece toplantı sürecini daha kolay yönetebilir ve hedeflenen konuların dışına çıkmamış olursunuz. Ayrıca toplantının başında fikirlerini belirtmek için gönüllü olan kimse olmadığında fikirlerinizi önce sizin paylaşmanız gerekebilir. Bu tür durumlarda öncesinden hazırlıklı olmak da sizin için faydalı olacaktır.

5. Olumlu Davranışları Takdir Edin

Ekibinizin fikirlerini birbirleriyle akıcı bir şekilde paylaşabildiğini ve birbirlerine bir şeyler katabildiklerini gördüğünüzde onları takdir edin. Olumlu davranışları takdir etmek, daha fazlasını yapmaları için onları teşvik edecektir. Tartışmanın sonunda o gün en çok takdir ettiğiniz fikirleri ve davranışları takdir edebilirsiniz. Böylece bir sonraki toplantının daha verimli geçmesini sağlamış olursunuz.

6. Toplantıda Notlar Alın

İnsanlar konuşurken, önemli gördüğünüz temel şeyleri not edin. Toplantıda tuttuğunuz notlar, hangi fikirlerin tartışmayı daha faydalı ve etkili hale getirdiğini ve hangi fikirlerin hiçbir şekilde ilerlemeye ve gelişmeye bir katkıda bulunmadığını görmenizi sağlayacaktır. Ayrıca notlar tutmak ve sonrasında bu notları gözden geçirmek, bir sonraki toplantıda bir şeyleri gözden kaçırmanıza da engel olur.

7. Saygılı Olun ve Diğerlerini Saygılı Olmaya Teşvik Edin

Herhangi bir çalışanın fikirlerine tamamıyla katılmıyor olsanız bile saygılı olmanız gerekir. Tartışma boyunca profesyonel ve kibar tavırlarınızla diğer çalışanlara da rol model olmaya çaba gösterin. Birilerinin bir konuya çok fazla odaklandığını ve gereksiz yere o noktada takılı kaldığını fark ettiğinizde ustalıkla o kişiyi başka bir konuya doğru yönlendirin.

8. Herkesi Fikirlerini Paylaşması İçin Cesaretlendirin

Toplantıya katılan bazı çalışanlar diğerlerine göre daha baskın ve inatçı olabilir. Bu kişilerin diğerlerinin cesaretini kırmasına izin vermemelisiniz. Aralarında herhangi bir çalışanın diğerinden daha üstün ya da daha yetkin olduğunu gösterme çabalarının önüne geçmelisiniz. Herkesin eşit koşullarda fikirlerini ifade edebileceği bir tartışma ortamı yaratmalısınız.

9. Çalışanlarınıza Toplantının Amacına Hizmet Eden Sorular Yönlendirin

Aktif bir dinleyici olduğunuzu gösterebilmenin yollarından biri, konuşmasını bitiren kişiye onun fikirleriyle ilgili sorular sormaktır. Çalışanlarınızın fikirlerini geliştirebilecekleri ve ufuklarını açabilecek sorular sormaya gayret edin. Sorduğunuz sorular, çalışanınızın fikirlerini ayrıntılı bir şekilde öğrenebilmenizin yanı sıra o fikirlerin yaptığınız iş için faydalı ve anlamlı olup olmadığını sorgulamanın da harika bir yoludur.

10. Çatışmaların Verimi Düşürmesine İzin Vermeyin

Tüm çalışanlarınız bir konu hakkında aynı görüşleri paylaşmak zorunda değildir. Zaten bu toplantıları yapmanın en büyük amaçlarından birisi de aynı duruma farklı gözlerden bakabilmektir. Fikir ayrılıklarının verimsiz ve sınırları aşan tartışmalara dönüşmesine izin vermeyin. Karşılıklı anlaşabilmelerine yardımcı olun.

KAYNAK
(2 Nisan 2021). How toSuccessfullyFacilitateDiscussion at Work. Indeed