İŞ VE ÖZEL HAYAT İÇİN VERİMLİ ZAMAN YÖNETİMİ

“Başarıyı inşa etmenin en önemli adımlarından biri zamanı iyi yönetmek ve değerlendirebilmektir. Zaman, satın alamayacağımız ve geri getiremeyeceğimiz tek kaynaktır. Onu boşa harcar veya etkisiz bir şekilde kullanırsanız geriye dönüp baktığınızda boşa geçmiş günler, aylar ve hatta yıllardan başka bir şey göremezsiniz.”

Zamanı yönetmek, planlamalar yapmak ise bir günde, haftada veya ayda başarmak istediklerinizi, özel hayatınıza ayıracağınız zamanı da hesaplayarak öncelik sırasına koymanıza yardımcı olur ve hedeflerinize ulaşmak için çıktığınız yolda sizin en büyük rehberiniz haline gelir.Artık yaratıcı olmak; hızlı kararlar alabilmek, alınan kararları sorunsuz bir şekilde uygulamaya geçirebilmek eskisine oranla kat kat daha önemli bir hal aldı. Covid-19 sürecinde kimi sektörlerde müşteri talepleri arttı kimilerinde azaldı. Taleplerin içeriği, tüm organizasyonel süreçlerin işleyişi ve öncelikler baştan aşağı değişti. Bu süreçte zamanı planlayabilmek, zamanı doğru bir şekilde yönetebilmek hem çalışanlar hem de liderler ve yöneticiler için eski düzene kıyasla çok daha kritik bir önem kazandı. Peki hem işe hem de kişisel hayatınıza vakit ayırabilmek ve bu vakitleri kaliteli bir şekilde değerlendirmek için ne gibi stratejiler uygulanabilir?

Zaman Yönetiminin Önemi

Etkili ve uzun vadede uygulanabilir planlamalar yapabilmek için şunlara dikkat edin:

• İyi bir iş-özel yaşam dengesi kurun.

• En temel görevleriniz için yeteri kadar vaktiniz olduğundan emin olun.

• Çıkabilecek aksilikleri, ertelemeleri göz önünde bulundurarak, beklenmedik durumlar için “beklenmedik/acil durum” süresini de planınıza dahil edin.

• Başa çıkabileceğinizden fazla sorumluluk almaktan kaçının.

• Kişisel ve kariyer hedeflerinize uygun ve istikrarlı bir şekilde çalışın.

• Aileniz, arkadaşlarınız, hobileriniz veya spor için yeterli zamanı ayırmaya özen gösterin.

Zamanınızı Nasıl Planlayabilirsiniz?

Öncelikle programınızı oluşturmak için haftanın bir gününü belirleyin ve her hafta aynı gün haftalık programınızı oluşturun. Bunu ister kağıt kalem ile, ister bir ajanda yardımıyla isterseniz de internet üzerinden çeşitli planlayıcıları kullanarak yapabilirsiniz. Google Calendar, MS Outlook ve Canva gibi uygulamaları tercih edebilirsiniz. Planlayıcınızı seçerken dikkat etmeniz gereken en önemli unsurun özellikleri; verileri kolayca girebilmenize ve uygun bir zaman aralığını (gün/hafta/ay) ihtiyacınız olan ayrıntı düzeyinde görüntülemenize olanak sağlamak olmalıdır. Hangi aracı kullanmak istediğinize karar verdikten sonra programınızı aşağıdaki şekilde hazırlayın:

1. İş İçin Ayırdığınız Zamanı Belirleyin.

İşiniz için ayırdığınız vakitleri belirleyin. İşyerinde ne kadar ve nasıl zaman harcadığınız, kariyerinizle ve kişisel hedeflerinizle doğrudan ilişkilidir. Örneğin terfi için çabalıyorsanız, işyerine olan bağlılığınızı göstermek için her gün normal saatlerin dışında ekstra çalışmayı planlarınıza dahil etmeniz gerekebilir. Ayrıca iş dışındaki faaliyetlerinize bolca vakit ayırabilmek için de iş saatlerini ve geriye kalan boş vakitlerinizi açıkça belirlemelisiniz.

2. Temel Aktiviteleri Planlayın.

İyi bir iş çıkarmak için kesinlikle yapmanız gereken öncelikli işlerinizi belirlemektir. Programınızda bunlar için uygun zamanlar yaratın. Geri kalan vakitlerinizde de örneğin bir ekip lideriyseniz, ekip üyelerinin kişisel sorunları, koçluk veya eğitim ihtiyaçları gibi sorunlarla ilgilenmek için zaman ayırın. Bu süreçte patronunuzla ve diğer çalışanlarla da iletişim kurmak için vakit ayırmayı ihmal etmeyin.

3. İşlerinizi Önem Sırasına Göre Sıralayarak Planlayın.

Yapılacaklar listenizi oluşturduktan sonra listeyi son bir kez gözden geçirin ve yüksek öncelikli, aciliyeti olan işleri ilk sıralara yerleştirerek planlamanızı yapın.

4. Kendinize Ayırdığınız Zamanda Yapacaklarınızı Planlayın.

Görevleriniz ve önemli işlerinizden sonra size kalan boş zamanı nasıl değerlendirmek istediğinizi de planlamalısınız. Hedeflerinize ulaşmak, kendinizi geliştirmek, dinlenmek, ailenizle beraber olmak ve keyif almak için neleri hangi zamanlarda yapabileceğinizi belirlemek boş zamanlarınızı da keyifli ve verimli geçirebilmenizi sağlayacaktır.

5. Faaliyetlerinizin Analizini Yapın.

İşlerinizden geriye hiç boş vaktinizin kalmadığını fark ettiyseniz ya da boş vakitlerinizi kaliteli bir şekilde değerlendiremediğinizi gördüyseniz planlamalarınızı yeniden düzenlemeniz, iş yükünü hafifletmeniz gerekebilir. Yaptığınız her şeyin sizin için kesinlikle gerekli olup olmadığı hakkında düşünmelisiniz. Başarıyı inşa etmenin en önemli adımlarından biri zamanı iyi yönetmek ve değerlendirebilmektir. Bu sebeple mevcut görevlerinizi devredebiliyorsanız ya da iş yükünüzü paylaşabileceğiniz dış kaynaklara sahipseniz bunları değerlendirmelisiniz. Ayrıca yöneticinizle konuşarak ondan da yardım alabilirsiniz.

Yukarıda bahsedilen pratik ve etkili stratejileri kullanarak zamanınızı yönetmeyi başarabilirsiniz. Planlamalar yapmak, yaptığınız işleri gözden geçirmek, yeniden düzenlemeler yapmak, boş vakitlerinizi dahi yaptığınız planlamalar dahilinde değerlendirmek hem sizi başarıya taşıyacak hem de stres seviyenizi azaltacaktır.

KAYNAK

Effective Scheduling: Planning to Maket he Best Use of Your time. MindTools.

https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_07.htm

DBE Kurumsal Gelişim Merkezi