LİDERLER İŞ YERİNDEKİ İLETİŞİM SORUNLARINI NASIL ÇÖZEBİLİRLER?

İşyerinde çalışanların birbirleriyle ve yöneticileriyle aralarındaki iletişim zayıf olduğunda uyumluluğu sağlamak ve diğer işyeri sorunlarıyla baş etmek bunaltıcı olabilir. İşyerinde etkili iletişim kurabilmek, hem bire bir gündelik konuşmalarda hem de resmi, kurumsal iletişimler dâhil olmak üzere tüm iş süreçleri için kritik bir öneme sahiptir.

Şirketlerin başarısını etkileyen en önemli faktörlerden biri kişilerarası iletişimdir. Bu iletişim ne kadar kuvvetli olursa, çalışanların motivasyonu, performansı ve ortaya çıkarılan işlerin verimliliği de o denli artacaktır. Liderlerin iletişim becerileri yeterince güçlü değilse çalışanların sağlıklı iletişim kurmaları beklenemez.

KURUMSAL İLETİŞİM NEDEN BU KADAR ZOR?

Kişiler arası iletişimde en temel sorunlar, bir kişinin bir mesajı iletmesi ancak karşı tarafın iletilenden tamamen farklı bir mesaj almasıyla yani iletişim eksikliği ile ortaya çıkar. Bu iletişim eksikliğine, ses tonu, hatalı dinleme, eksik bilgi aktarma, net olmayan açıklamalar ve önyargılar dâhil olmak üzere birçok faktör sebep olabilir. Birebir iletişimde pek çok faktör, kurulan etkileşimi değiştirebilirken ekip iletişimini daha sağlıklı hale getirmek çok daha zordur.

İŞYERİNDEKİ İLETİŞİM SORUNLARI NASIL DÜZELTİLİR?

Temel İletişim Kuralları Belirleyin

Kurum kültürüne uygun ve çalışanların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, temel iletişim kurallarını ve yönergelerini belirleyin. Bu süreçte çalışanların iletişim becerilerini geliştirmeleri için eğitim almalarını sağlayabilirsiniz. Çalışanların hem birbirleriyle ve yöneticileriyle hem de müşterileriyle nasıl bir iletişim kurmaları gerektiğini açıkça belirleyin.

İletişim İçin Bir Güven Alanı Yaratın

Çalışanların fikirlerini dile getirmeleri, sorunları bildirmeleri, soru sormaları ve eleştirilerini paylaşmaları konusunda kendilerini rahat hissedecekleri bir ortam oluşturun. Bu ortamı oluşturabilmek için çalışanların ve yöneticilerin iletişim kurarken kendilerini rahat hissetmelerini sağlamalısınız. Özellikle çalışanların birbirleriyle kurduğu kişisel iletişimlerde, zayıf iletişim becerileri sebebiyle pek çok sorun ortaya çıkmaktadır. Bir lider olarak, bu sorunları görmezden gelmemelisiniz ve bu sorunların kaynağını araştırmalısınız. Sorunların ve kaygıların paylaşılabildiği bir güven alanı oluşturabilmek için çalışanları teşvik etmeli ve onların birbirlerini de teşvik etmelerini, desteklemelerini sağlamalısınız.

Tutarlılığı Ve Sürekliliği Sağlayın

İşyerinde iletişim sorunlarını çözmek için belirli kurallar belirledikten ve sağlıklı tartışmalara olanak tanıyan bir güven alanı oluşturduktan sonra, belirlediğiniz kurallarla tutarlı davranışlar sergilemelisiniz ve rol model olmalısınız. Olumlu değişimlerin kalıcı olması için çalışanları teşvik etmelisiniz. Tüm bunlar tek seferlik bir çabaya değil, sürekli doğru iletişim yollarını teşvik etmeye bağlıdır.

Standartları Ve Beklentileri Açıkça Belirleyin

E-posta yoluyla, yüz yüze iletişimde, online toplantılarda, çalışan anketlerinde ve diğer tüm iletişim kanallarında çalışanların nasıl bir standarda uygun hareket etmeleri gerektiğini açıkça belirleyin. Mesai saatleri dışında ya da hafta sonları e-postayı kontrol etme beklentiniz nedir? Ofis dışında telefon aramalarına ya da mesajlara cevap vermenin sınırları nelerdir? Uzun süre birlikte çalışan ekipler için bu standartlar doğal olarak zaman içinde oluşur. Fakat günümüzde işyeri ortamları hızla değişiyor ve birkaç yıl önce işe yarayan bazı standartlar artık işe yaramıyor olabilir. Ayrıca teknolojik gelişmeler işyerlerinde iletişimi kolaylaştırsa da genellikle beden dilini, ses tonunu ve yüz yüze yapılan konuşmalardaki diğer nüansları karşı tarafa aktaramaz. Bu gibi sorunlarla karşılaşmamak için belirli standartlar koyulmalıdır.

Proaktif Olarak Geri Bildirimler İsteyin

Kendisini değerli hisseden, motivasyonu ve bağlılığı yüksek çalışanlar istiyorsanız işyerindeki iletişiminin çift yönlü olması gerekir. Yani sadece liderlerin çalışanlarına açık iletişim kurallarını uygulamada rol model olmaları ve çalışanlarına geri bildirimler vermeleri yeterli değildir. Gallup’un yaptığı bir araştırmaya göre, Amerikalı çalışanların %50’sinden fazlasının çalışan bağlılığı oldukça düşük çıkmıştır. Sizler de çalışan bağlılığını ölçmek için çeşitli anketler yapabilirsiniz. Ya da şirket yöneticileri, çalışanlardan düzenli olarak geri bildirim alabilirler. Kurum kültürünü iyileştirmek ve çalışan bağlılığını arttırmak için bu geri bildirimler üzerinde çalışabilirler. Burada kilit nokta, yapılan anketlerin ve geri bildirim çalışmalarının belirli aralıklarla sürekli yapılmasıdır.

KAYNAK

Kuligowski K., (21 Kasım 2021).Workplace Conflicts? 5 Tips to Improve Communication. Business New Daily.