Kurumsal GeliÅŸim Merkezi

Eğer bir toplantı sırasında kendisinden sorumlu olduğunuz bir çalışanınız konuşurken kendinizi kötü hissettiyseniz, ekibinizin bir üyesinin kendini küçük düşürmesini izlemenin ne kadar zor olduğunu biliyorsunuzdur. Belki bu kişi meslektaşlarının sözlerini sıklıkla bölüyordur, yargılayıcı, hatta agresif davranıyordur. Hangi spesifik davranışı sergilerse sergilesin, çalışanınızın çevresindekileri rahatsız ettiği kesin. Yönetici olarak onu uyarmanın size düştüğünü biliyorsunuz ancak konuşmaya nasıl başlayacağınızdan emin değilsiniz. Ne demelisiniz? Konuyu nasıl yönlendirmelisiniz?

Uzmanlara Göre

“Karşınızdaki kiÅŸi savunmaya geçmeden ona performans ve davranışlarına dair geri bildirim vermek her zaman çok zordur,” diyor Caroline Webb, How to Have a Good Day kitabının yazarı, koçluk firması Sevenshift’in CEO’su. VereceÄŸiniz geri bildirim çalışanın kiÅŸisel tarzıyla ilgiliyse, bu görev daha da zordur. Çalışanlarınıza meslektaÅŸlarını rahatsız ettiÄŸini söylemek “çok özen gerektirir” diyor. Ama bu yapmanız gereken bir konuÅŸmadır.

“KiÅŸiyi uyarmadan bu ÅŸekilde devam etmesini saÄŸlamak yalnızca daha büyük problemlere yol açar” diyor Paravis Partners’ın yönetici ortağı ve Own the Room adlı kitabın yazarı Amy Jen Su. “ÇoÄŸu iÅŸte baÅŸarı takım çalışmasına dayanır,” diye ekliyor. “Ä°ÅŸinizi iyi yapmak yalnızca kendi iÅŸinizi tamamlamak ile ilgili deÄŸildir; aynı zamanda baÅŸkalarıyla da ortaklaÅŸa çalışabilmeniz gerekir.” EÄŸer çalışanlarınız bunu baÅŸaramıyorsa onlarla bu konuda konuÅŸmak sizin sorumluluÄŸunuzdur.

Onlarla Ne Konuşacağınızı Öncesinde Planlayın

“Konuyu açmadan önce ne söyleyeceÄŸinizi iyice düşünmeniz gerekir,” diyor Webb. “Bu konuÅŸma çok hazırlık gerektirir”. Öncesinde gözlemlediÄŸiniz davranışlar üzerinde düşünmenizi öneriyor. Objektif olun. “Yargılamayın, genellemeyin, varsayımlarda bulunmayın” diyor. “DoÄŸal gözlemler istiyoruz. ÖrneÄŸin geçen görüşmede bunu gözlemledim, etkileri bunlar oldu diyebilirsiniz.” Ayrıca çalışanınızın yorumlarınıza nasıl tepki vereceÄŸini tahmin etmek de mantıklı bir strateji olabilir. “Bu çalışanım bana sert çıkışım yüzünden direnç gösterebilir. Bu çalışanım aÄŸlayabilir, bağırabilir ya da savunmaya geçebilir.” “Her türlü tepkiye hazırlıklı olmalısınız” diye uyarıyor.

 Nasıl Bir Ãœslupla KonuÅŸacağınızı Düşünün

Konu böyle konuÅŸmalar yapmak olduÄŸunda ne söylediÄŸiniz kadar nasıl söylediÄŸiniz de çok önemlidir. “Özene ve hassasiyete ihtiyacınız var” diyor Webb. Ne iletmek istediÄŸiniz üzerine düşünün. “Duygular devamlılık saÄŸlar. EÄŸer kendinizi rahatsız hissedersiniz, bu karşıya yansır. EÄŸer karşınızdakini yargılamak isterseniz, konuÅŸmanız daha agresif ilerler.” Konuyu nasıl açacağınızı ve ortamı da düşünün. “EÄŸer rahat bir konuÅŸma istiyorsanız birlikte bir yürüyüşe çıkmayı ya da bir kafede oturmayı önerebilirsiniz” diye ekliyor.

Gelişime Odaklanın

Bir kimsenin kiÅŸisel eksiklikleri üzerine konuÅŸmak hiç kolay deÄŸildir. “Çalışanınızın kiÅŸisel geliÅŸimine odaklanmak konuÅŸmayı ÅŸekillendirmenize yardım edecektir”, diyor Su. “KonuÅŸmayı maskelemeyin. Bu konuÅŸma senin geliÅŸim alanlarınla ilgili olacak.” deyin. Açık ve net olun. Unutmayın ki sizin göreviniz, çalışma arkadaşınızı gelebileceÄŸi en iyi noktaya ulaÅŸmasına yardımcı olmak. KonuÅŸmanıza iyi niyetinizi belirterek baÅŸlayın. ÖrneÄŸin “Sana kendini geliÅŸtirebilmenle ilgili yardım etmek istiyorum; bir kaç fikrim var. Ne zaman müsait olursun?” diyebilirsiniz.

Verilere Dayanın

Webb çalışanın rahatsızlık veren davranışlar sergilediÄŸi bir durumu örnek vererek anlatmanın objektif bir konu olduÄŸunu düşünüyor. ÖrneÄŸin siz çalışanınızın sürekli baÅŸkalarının sözünü böldüğünü düşünüyorsunuz. Bu noktada “Geçen toplantımızda üç çalışanın sözünü böldün,” diyebilirsiniz. Daha sonra bu davranışın etkileri ve neden problemlere yol açacağını düşündüğünüzü anlatın. “Bu kiÅŸilerin sözünü böldüğün için ne diyeceklerini duyamadım. Bu benim için önemli çünkü herkesin dahil olduÄŸu ve görüşlerini beyan edebileceÄŸi bir ortam yaratmaya çalışıyorum. Bu takım olarak daha iyi çalışmamızı saÄŸlayacak.” Yanlış bir algı yaratmamaya dikkat edin; çalışanınız niyetinizin iyi olduÄŸunu hissetmelidir.

Çalışanınızın Ne Düşündüğünü Sorun

Söylemek istediklerinizi söyledikten sonra, Su çalışanınızın ne düşündüğünü öğrenmenizi öneriyor. ÖrneÄŸin “Sence geçen Salı yaptığımız toplantı nasıl geçti? O anda ne yapmaya çalışıyordun? Bir daha o toplantıya katılma ÅŸansın olsa neleri deÄŸiÅŸtirirdin?” gibi sorular sorun. Amacınız çalışanınızın kendi davranışları üzerinde düşünmesini saÄŸlamak. Çalışanınız, sizin gözünüze çarpan bu davranışın farkında olmayabilir. Soracağınız bu sorular çalışanınıza sesli düşünme ve davranışlarının kökenine inme imkanı tanır, diyor Webb. “Bir kiÅŸinin bir davranışı sergilemesinin pek çok sebebi olabilir, sizin burada açık fikirli olmanız gerekir.”

Sakince Görüşlerinizin Arkasında Durun

KonuÅŸmanız sonucunda çalışanınız kendini savunabilir. “Böyle tepkiler vermek doÄŸaldır,” diyor Webb. Bu nedenle amacınızın bu kiÅŸinin profesyonel baÅŸarıya ulaÅŸmasına yardımcı olmak olduÄŸunu belirtin. “Sakin olun ve konudan sapmayın” diyor Su. “Gelen sert tepkilere sert çıkışmayın.” diyor. Çalışanınızın bakış aşısını dinlemenizi, ama kendi mesajınızı da karşıya ilettiÄŸinizden emin olmanızı öneriyor. “Görüşlerinizin arkasında durun. Çalışanınızın tepkilerinin sizi yönlendirmesine izin vermeyin,” diyor. ÖrneÄŸin arkadaÅŸlarının sözünü bölen çalışanınızla konuÅŸurken “Bir dahaki sefere arkadaÅŸlarının sözlerini tamamladığından emin ol. Senin görüşlerini elbette duymak istiyoruz, ancak baÅŸkalarına da bu fırsatı tanımalıyız.”

Problemi Beraber Çözmeyi Önerin

Son olarak Su çalışanınıza destek olmayı önermeniz gerektiÄŸini düşünüyor. “Seninle bir sonraki toplantıdan önce çalışabilir, ya da toplantı sonrası küçük bir deÄŸerlendirme yapabiliriz." Kendinizi problemin çözüm aÅŸamasına dahil etmek ve öneriler getirmek mantıklı olacaktır, diye ekliyor. Çalışanınızın davranışlarını deÄŸiÅŸtirmeye çalışmasında beraber çözüm önerileri getirmiÅŸ olmanın ne kadar etkili olacağını göreceksiniz.

Yapmanız Gerekenler

• Görüşme öncesinde ne söyleyeceÄŸinizi ve nasıl söyleyeceÄŸinizi planlayın.
• Veriler ve örnekler üzerinden konuÅŸun. Bu davranışların etkilerini ve neden problem olduklarını belirtin.
• Kendinizi problemi çözme aÅŸamasına dahil edin.

Yapmamanız Gerekenler

• Kaba davranışlardan kaçının. Bir yönetici olarak göreviniz çalışanınızın davranışlarının sonuçlarını kavramasına yardımcı olmak.
• Açık ve net olun. Çalışanın kiÅŸisel geliÅŸimi üzerine odaklanın.
• Çalışanınız savunmaya geçse bile sakin ve konu odaklı kalın.

Örnek 1

Görüşme öncesinde ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi planlayın. Veriler ve örnekler üzerinden konuşun

Uluslararası bir iÅŸ yerleÅŸtirme sitesi olan Jobbatical’ın Yetenek ve Ä°nsan Kaynakları BaÅŸkanı, Alina Basina’nın kariyerinin baÅŸlarında davranışlarıyla çevresindekileri rahatsız eden bir çalışanı olmuÅŸ. Peter diyeceÄŸimiz bu çalışan, sürekli meslektaÅŸlarının sözlerini bölüyor, toplantılar sırasında gözlerini deviriyor ve  yersiz geri bildirimler yapıyormuÅŸ.

“Peter ile konuÅŸmam gerektiÄŸini biliyordum. Ancak bu kesinlikle kolay bir konuÅŸma olmayacaktı,” diyor Alina.

Alina önce neler söyleyeceÄŸini planlamış. KonuÅŸmaya Peter’ın çıkardığı iÅŸlerinin kalitesinden ve firmanın ondan ne kadar memnun olduÄŸundan bahsederek baÅŸlamak istediÄŸini biliyormuÅŸ. Ayrıca Peter’a onun kiÅŸisel geliÅŸimine destek olmak için yardımcı olmak istediÄŸini de ekleyecekmiÅŸ.

KonuÅŸma sırasında gerçek verilere dayandığından emin olmaya çalışmış. “Dünkü toplantıda konu ile ilgili bazı endiÅŸelerin olduÄŸunu fark ettim. Bilerek yapmadığından eminim ama bir kaç arkadaşının sözünü böldün ve biri konuÅŸurken gözlerini devirdin.”

Alina daha sonra Peter’a davranışlarının etkilerini ve takıma neden zarar verdiÄŸini açıklamış. “MeslektaÅŸlarının sözünü bölmek hoÅŸ deÄŸildir. Bu çevrendekileri demoralize edebilir.”

Daha sonra Peter’ın görüşlerini sormuÅŸ. “Ä°lginç bir ÅŸekilde Peter davranışlarından habersizdi”, diyor Alina.

KonuÅŸmanın sonunda Peter biraz utanmış, ama biri onunla konuÅŸtuÄŸu içinde minnettar olmuÅŸ. “Yalnızca görüşlerini beyan etmeye ve takdir edilmeye çalışıyordu,” diyor Alina. 

Örnek 2

Mesajın karşıya geçtiğinden emin olmak için görüşünüzün arkasında durun.

Bir kaç sene önce, Thrivatize adlı danışmanlık firmasında yönetici danışmanı olarak çalışan Suz O’Donnell, firmaya yeni katılan Shannon adlı çalışanıyla bir müşteri görüşmesine katılmış.

“Shannon çok yetenekliydi. Onun müşterilerle tanışma deneyimi edinmesini istedim,” diye hatırlıyor Suz. “Bir hata yapmıştım.”

Shannon toplantının büyük çoÄŸunluÄŸunu telefonuna bakarak geçirmiÅŸ. “Hiç bir zaman bir çalışanıma toplantılarda telefonuna bakmaması gerektiÄŸini söyleme ihtiyacı duymamıştım, hele de müşterilerle birlikteyken,” diyor Suz. “Shannon’un bu davranışının diÄŸer çalışanları da rahatsız ettiÄŸi belliydi. Bazı müşteriler ona ÅŸaşırarak bakıyordu.”

Suz çok mahcup olmuÅŸ. Tüm toplantıyı Shannon’un telefonunu kapatmasını nasıl saÄŸlayabileceÄŸini düşünerek geçirmiÅŸ.

“Toplantıdan sonra, her müşteri görüşmesinden sonra yaptığımı yaptım: toplantının üstünden geçtiÄŸimiz ve neleri geliÅŸtirebileceÄŸimizle ilgili 30 dakikalık bir deÄŸerlendirme toplantısı. Shannon’un bu konuÅŸmayı her ÅŸekilde yapacağımızı bilmesi olayı kolaylaÅŸtırdı.”

Suz nelerin iyi gittiÄŸini sormuÅŸ, ve bunu konuÅŸmuÅŸlar. Daha sonra Shannon’a hiç bir zaman toplantılarda telefon kullanmaması gerektiÄŸini söylemiÅŸ. “Ona sakince açıkladım. EÄŸer telefonuna bakarsa neler konuÅŸulduÄŸunu kavrayamayacağını söyledim. Müşterilerimizin firmamızın birincil önceliÄŸi olduÄŸunu ve her çalışanımızın firmamızı temsil ettiÄŸini belirttim.”

Suz müşterilerin yüzlerindeki ifadeleri ve bunların onu endişelendirip rahatsız ettiğini açıklamış.

Shannon savunmaya geçmemiÅŸ ama özür diler bir havası da yokmuÅŸ. Suz sinirlenmiÅŸ. “Ä°letmek istediÄŸim mesajı geçirememiÅŸtim. Çünkü Shannon ne piÅŸmandı, ne de neden bu davranışı sergilememesi gerektiÄŸini anlamıştı.”

Suz uyarılarını arttırması gerektiÄŸini anlayarak, görüşünün arkasında durmuÅŸ. Telefonunu eline alarak, toplantıda Shannon’un nasıl davrandığını göstermiÅŸ ona. “Sen benimle konuÅŸurken sana böyle yapsam seni dinlediÄŸimi düşünür müydün?” diye sormuÅŸ. “Ä°ÅŸte o zaman anladı ne kadar büyük bir hata yaptığını, ve müşterilere ne kadar profesyonel olmayan bir tavırla yaklaÅŸtığını,” diyor.

Suz’un bir daha Shannon’a güvenmesi zaman almış. “Onu baÅŸka toplantılara da götürdüm. Ancak bir kaç ay sonra.”

Kaynak: https://hbr.org

DBE Kurumsal Ölçme / Değerlendirme ve Eğitim Merkezi
Bizi Arayın  EÄŸitmenlerimiz