5 BASAMAKTA EN DOĞRU HİBRİT ÇALIŞMA MODELİNİ OLUŞTURMAK

“En ilerici ve yenilikçi şirketler bile henüz hangi sistemin ne kadar işe yaradığını tam olarak çözebilmiş değiller. Yöneticilerin en uygun çalışma sistemini belirlerken kurumun kültürünü, organizasyonel süreçlerin nasıl işlediğini, müşteri beklentilerini ve daha birçok faktörü göz önünde bulundurması gerekiyor. Bu noktada yapılabilecek en iyi şey doğru soruları sormak ve bu soruları kurumun ihtiyaçlarını gözeterek yanıtlamaya çalışmaktır.”

Pandemiden sonra iş yerlerinin çalışma sistemlerini düzenlemek için üç ayrı seçeneği var gibi görünüyor: Ofise dönüş, uzaktan çalışma veya hibrit sistem. Gallup’un yaptığı son ankete göre çalışanların %31’i ofisten çalışmak isterken %51’si hibrit çalışmayı, %18’i ise uzaktan çalışmayı istiyor. Fakat hibriti tercih eden çalışanlar için “hibrit”in ne anlama geldiği konusunda net bir fikir birliği yok. Zaten tüm organizasyonlar için geçerli tek bir hibrit çalışma sistemi de yoktur ve olmamalıdır. Burada en büyük sorumluluk yöneticilere düşüyor. Hibrit model bir çalışma stratejisi oluştururken yöneticilerin dikkat etmesi gereken en önemli şey, standart bir çalışma modelini seçmemektir.

Kurumunuz İçin Doğru Hibrit Çalışma Modelini Nasıl Belirleyeceksiniz?

İki şirket düşünelim. Bir tanesi uzun yıllar katı kurallarla yönetiliyor ve yıllardır değişmeyen bir kurum kültürleri var. Hibrit çalışma modeline geçiş döneminde yöneticiler, çalışma kurallarını ve iş süreçlerini detaylı bir şekilde 10 sayfalık bir raporla oluşturuyor. Bu çalışma şeklini ve kurum kültürünü benimsemiş çalışanlar için 10 sayfalık bir rapor göz korkutucu değil aksine rahatlatıcı olur. Çünkü uzun süredir bu şekilde çalışmaya alışmışlar. Belirsizlikler ve sınırları çizilmemiş esneklik, bu çalışanlar için çok daha zorlayıcı olacaktır.

Buna karşılık bir başka kurum da hibrit çalışma sistemine geçiş yaparken çalışanlarına sadece şunu söylüyor:” Uygun bir şekilde çalışın.” Bu durum çalışanların şaşırmalarına ya da hata yapmalarına neden olmuyor. Çünkü zaten bu şekilde çalışmaya alışmışlar. Hibrit çalışma sistemine geçiş yaparken bu iki şirketin de izlediği yol etkili ve doğrudur. Çünkü yöneticileri hibrit çalışma modelini kendi şirketlerine göre uyarlamıştır. Sizler de kendi şirketiniz için hibrit çalışma modeli belirlerken kurum kültürünüzü, çalışanların iş yapma şekillerini, organizasyonel süreçleri göz önünde bulundurmalısınız.

Çalışma Modelini Oluştururken Çalışanlarınızın Görüşlerini Ne Ölçüde Dikkate Alacaksınız?

Bazı yöneticiler çalışanlarının görüşlerini yok sayarak kendi düşünce sistemlerine göre bir çalışma modeli oluştururlar. Böyle bir aşamada çalışanları denklemin dışında tutmak bir yöneticinin yapabileceği en büyük hatadır. Bir yönetici karar verme aşamasında her ne kadar herkesi aynı anda memnun edemese de ortak kaygıları ve beklentileri göz önünde bulundurmak zorundadır. Bu süreçte çalışanların fikirlerini almak için anketler yapılabilir. Anket yapmak sorunları kökünden çözmese de hatta vereceğiniz kararı çalışanlarınızla kurduğunuz iletişimi kuvvetlendirmeniz için size rehberlik edebilir.

Bu tarz anketler çalışanlarınızın ihtiyaçlarını, ofise dönmekle ilgili kaygılarını öğrenmenizi sağlayabilir.

Yavaş Yavaş Mı Yoksa Hep Birlikte Aynı Anda Mı Yeni Sisteme Geçeceksiniz?

Takvimden bir gün seçip “Bugün herkes ofise geri dönüyor.” Demek en kolay yol gibi görünse de bu süreçte yöneticilerin dikkate alması gereken birçok faktör vardır. Örneğin tüm çalışanlarınız ofisinizin olduğu şehirde mi bulunuyor? Bazı çalışanlarınız ofiste değil de evden daha verimli çalışıyor olabilirler mi? Rakip şirketler bu konuda nasıl bir yol izliyor? Değişen ekonomik koşullar ofise geri döndüğünüzde sizi nasıl etkileyecek? Tüm bunları hesaba katmalısınız.

Günümüzde bizi belirsizliğe sürükleyecek birçok durumla karşılayabiliyoruz. Bu yüzden en başarılı liderler bu süreçte biraz deneysel hareket etmeyi tercih ediyorlar. Çünkü her ne kadar plan program yapılsa da her şey planlandığı şekilde ilerleyemeyebiliyor. Sizler de bir lider olarak çalışanlarınıza bu süreçte yapılan değişikliklerin kalıcı olamayabileceğini açıklamalısınız. Onlarla içten ve dürüst bir şekilde iletişim kurduğunuzda hem şirketin hem de çalışanlarınızın en yüksek faydasını gözettiğinizi ispatlamış olursunuz.

Sizin Şirketiniz İçin “Esnekliğin” Tanımı Nedir?

Bir yönetici olarak şirketinizde esnekliğin tanımını yapacak olan kişi sizsiniz. Şirketinizde işler nasıl yürüyor? Uzaktan çalışmak şirketin başarısını nasıl ve ne yönde etkiledi? Hibrit çalışma modeline geçtiğinizde çalışanlarınız bundan nasıl etkilenecek? Tüm bunları düşünerek stratejik adımlar atmalısınız. Esnekliğe hangi noktalarda açık olduğunuzu çalışanlarınızla net bir şekilde paylaşmalısınız.

Yeni Çalışma Modeli Maliyetleri Nasıl Etkileyecek?

Uzaktan çalışmanın özellikle küçük işletmeler için oldukça karlı olduğuyla ilgili birçok şey yazıldı. Örneğin küçük ofisleri olanların veya hiç ofisi olmayan kuruluşların genel giderleri bu süreçte kesinlikle daha da azaldı. Peki sizin şirketiniz bu süreçten nasıl etkilendi? Sizler için yeniden ofise geri dönmenin maliyeti ne olacak? En başarılı liderlerin yeni bir çalışma modeline geçiş sürecinde deneme yanılma yoluyla hareket ettiğinden bahsetmiştik. Fakat maliyetleri hesaplarken aynı yöntemle karar almanız çok mantıklı bir hareket olmayacaktır. Şirketinizin ve aynı anda çalışanlarınızın kazancını göz önünde bulundurmanız gerekir.

Yukarıda bahsettiğimiz soruları kendinize sorduğunuzda olması gereken bir çalışma sisteminin çerçevesini belirlemiş olursunuz. Fakat her şeyin çok hızlı değiştiği bir dönemden geçiyoruz. Belirleyeceğiniz herhangi bir strateji başarılı olup olmayacağınızın garantisini size veremez. Bundan altı ay sonra hibrit çalışma sisteminin ya da belirlediğiniz bambaşka bir sisteminin sizi başarıya götürebileceğinden emin olmanız mümkün değildir. Bu süreçte sizler için en önemli ve gerekli olan şey, değişimi başarılı bir şekilde yönetebilmektir. Gerçekleştirilen tüm değişikliklere hızlıca uyum sağlayabilmek ve çalışanlarınızın da uyum sağlayabilmelerine destek olabilmek, tüm koşullara rağmen bulunduğunuz sektörde sizi ayakta tutabilecek en kritik özelliktir.

KAYNAK

Dvorak N., ( 19 Temmuz 2021) Create Your Hybrid Workplace Strategy With 7 Questions. Gallup

https://www.gallup.com/workplace/351797/create-hybrid-workplace-strategy-questions.aspx

DBE Kurumsal Ölçme / Değerlendirme ve Eğitim Merkezi
Bizi Arayın Eğitmenlerimiz